Koszulkę można utworzyć:

• Wybierając ‘Nowa koszulka’ na stronie startowej EZD

• Klikając ‘Nowa koszulka’ w sekcjach ‘Nowe’ oraz ‘W realizacji’

• Należy pamiętać że nazwa koszulki powinna mieć co najmniej dwa wyrazy. W celu założenia sprawy w JRWA należy z widoku koszulki kliknąć ‘Załóż sprawę’

• Następnie należy wybrać ikonkę po prawej stronie

• Oraz wybrać odpowiedni numer JRWA pasujący do sprawy. Następnie zatwierdzić przyciskiem ‘Załóż sprawę’

• Numer sprawy będzie widoczny w zielonej ramce w górnej sekcji informacji o koszulce

• Nowo przesłana koszulka pojawi się w sekcji ‘Nowe pisma’ lub w sekcji ‘Nowe’ z poziomu ekranu głównego EZD
• Zawartość koszulki pojawi się po kliknięciu w jej nazwę na liście nowych pism

• Nowe pismo pojawi się również w formie komunikatu z wstępnymi danymi: ‘Nazwa pisma’ oraz ‘Nadawca’

• Otwarcie koszulki sprawi że pojawi się ona w sekcji ‘W realizacji’. Wówczas możliwe są dalsze prace nad dokumentami

• Prace na dokumencie możliwe są po kliknięciu w ikonkę danego dokumentu w sekcji 'Akta’. Wówczas wysuwa się podręczne menu
• Część funkcji obsługują ikonki z lewej strony danego dokumentu

• W sytuacji gdy prace nad dokumentami zostały zakończone, użytkownik powinien zdecydować co dalej zrobić z koszulką. W tym celu należy skupić się na górnej sekcji w widoku koszulki:

• W celu przekazania koszulki danemu użytkownikowi należy użyć przycisku ‘Przekaż’. Następnie otworzy się specjalne okno do obsługi przekazywania koszulki
  – Użytkownika docelowego należy wyszukać w sekcji ‘Lista Pracowników’, również poprzez wpisanie jego danych
  – Do ustalenia użytkownika docelowego służy również ‘Ostatnio wybierani’ lub ‘Szablony Obiegu’, jeżeli taki szablon został wcześniej utworzony

• Wybranie pracownika spowoduje że pojawi się on w górnej sekcji okna. Pojawi się również dodatkowy przycisk ‘Przekaż’
• W dolnej sekcji w dodatkowych opcjach można oznaczyć sprawę jako pilną lub dodać uwagi dla użytkownika docelowego

• Kliknięcie ‘Przekaż’ sprawi, że koszulka wraz z zawartością zostanie przekazana na konto wskazanego użytkownika. Na koncie nadawcy będzie ona wówczas widoczna w sekcji ‘Przekazane’:

• Otwarcie koszulki spowoduje wyświetlenie zawartości koszulki, jednak bez dodatkowych opcji modyfikacji lub dekretacji. Jest to skutek tego, że koszulka znajduje się aktualnie na koncie osoby do której pismo zostało wcześniej dekretowane
• Póki osoba docelowa nie otworzy koszulki istnieje możliwość jej zwrotu na własne konto przy użyciu przycisku ‘Zwróć’

• Zakończenie sprawy spowoduje, że koszulka pojawi się w sekcji ‘Zakończone’
• W celu podjęcia dalszych prac należy wznowić sprawę przyciskiem ‘Wznów’

• W systemie istnieje możliwość dodania do koszulki dokumentów w formie załączników. W tym celu z poziomu widoku koszulki należy kliknąć na ‘Załącznik’ lub przeciągnąć plik w odpowiednie miejsce w sekcji ‘Akta’

• W końcowej fazie widać koszulkę z założoną sprawą JRWA i kompletem dokumentów. Sprawę należy zakończyć lub przekazać innemu użytkownikowi w systemie

• System dodatkowo daje możliwość dodawania dokumentów na podstawie utworzonych wcześniej szablonów. W celu dodania dokumentu na podstawie szablonu należy rozsunąć listę szablonów przy ikonce 'Nowy’ w sekcji 'Akta’, następnie wybrać odpowiedni szablon

• Po wprowadzeniu danych oraz zapisaniu dokumentu, będzie on widoczny w sekcji 'Akta’ jako nowo dodany dokument

W celu utworzenia korespondencji wpływającej należy użyć jednej z dwóch poniższych opcji:

1. Kancelaria >> Kreator koszulki
2. Utworzenie wpływu na istniejącym dokumencie w koszulce

Kancelaria >> Kreator koszulki

• W pierwszej kolejności należy wybrać na czyje konto ma trafić wpływ poprzez wpisanie danych w wyszukiwarkę lub wybranie osoby z listy po lewej stronie. Wpływ może zostać dodany również na nasze własne konto

• Następnie należy uzupełnić dane nadawcy przesyłki
  – Jeżeli nadawca był już wpisywany w przeszłości, to jego dane pojawią się w sekcji ‘Baza adresowa’ po wpisaniu dowolnych danych w sekcji po lewej stronie
  – Wpisany tytuł wpływu będzie również nazwą koszulki

• W ostatniej sekcji należy uzupełnić dane odnośnie przesyłki

• Kliknięcie ‘Zapisz’ sprawi, że system zapyta nas o wydruk etykiety RPW (rejestr przesyłek wpływających). Etykietę należy nakleić na pierwszą stronę dokumentów dotyczących danej koszulki
• Koszulka pojawi się w sekcji ‘Nowe pismo’. Przeglądając koszulkę widać zarejestrowany wpływ w sekcji ‘Akta’. W następnej kolejności należy dodać dokumenty dotyczące wpływu.

Utworzenie wpływu na istniejącym dokumencie w koszulce

• W pierwszej kolejności należy otworzyć koszulkę na której będzie rejestrowany wpływ. Następnie należy rozwinąć menu dowolnego dokumentu w koszulce >> Rejestr wpływający (RPW) >> Rejestruj

• Następnie należy uzupełnić metadane dokumentu

• Następnie należy dodać nadawcę przesyłki

• Oraz uzupełnić dane dotyczące przesyłki. W ostatniej fazie należy kliknąć ‘zapisz’

• Kliknięcie ‘zapisz’ poskutkuje przekierowaniem do wcześniej otwartej koszulki. Pojawi się również komunikat o uzupełnieniu metadanych oraz zarejestrowanym wpływie na dokumencie