W systemie EZD PUW archiwizacji podlegają zarówno sprawy prowadzone w sposób elektroniczny jak i te, które są prowadzone w sposób tradycyjny (w papierowych teczkach aktowych), a system EZD PUW jest dla nich systemem wspierającym.
W przypadku spraw prowadzonych tradycyjnie – papierowo w teczkach aktowych, na stan archiwum należy przyjąć również dokumentację w wersji papierowej.