Wskazane etapy postępowania są identyczne dla wszystkich dokumentów, które będą wysyłane z wykorzystaniem usługi e-Doręczenia (decyzje, postanowienia, zawiadomienia itp.)
- Pracownik dziekanatu zakłada koszulkę i dodaję decyzję jako załącznik (bądź do prowadzonej już sprawy w EZD dodaje plik z decyzją).
- Decyzja (podobnie jak dotychczas wydawane decyzje papierowe) musi zawierać oznaczenie stron tj. nazwę i adres organu wydającego, imię, nazwisko i adres odbiorcy, imię, nazwisko oraz funkcję osoby, która podpisuje decyzję (należy pamiętać także o wpisaniu informacji o upoważnieniu Rektora do wydania decyzji).
- Decyzja musi zostać zapisana jako plik PDF w formacie A4, w orientacji pionowej.
- Minimalne marginesy pliku PDF to 10 mm (górny,) 8 mm (dolny) oraz 15 mm (lewy i prawy).
- Plik nie może zawierać ograniczeń w postaci: zabezpieczenia dostępności hasłem, do wydruku, do edycji, kopiowania, do zmiany lub innych opartych o certyfikaty,
- Nazwa pliku: nie może zawierać znaków niedozwolonych: ~ „# % & *: < >? ! / \ { | }
- Spacje wiodące i końcowe w nazwach plików nie są dozwolone.
- Długość nazwy pliku wraz z rozszerzeniem to maksymalnie 255 znaków.
- Nazwa pliku musi jednoznacznie odzwierciedlać treść – np. Decyzja o skreśleniu Jana Kowalskiego z listy studentów kierunku pedagogika.pdf
- Dodanie adresata do zakładki META ADRESACI (zakładka znajduję się po lewej stronie w MENU -> PRZYDATNE -> META ADRESACI). WAŻNE: DODAĆ KRAJ
- Koszulkę należy przekazać do Dziekana/Prodziekana z prośbą o podpis kwalifikowany na decyzji.
- Dziekan zwraca podpisany dokument, a pracownik dziekanatu w notatce wskazuje adres do wysyłki oraz nazwy plików, jeśli w koszulce znajduję się ich więcej.
- Tak przygotowaną koszulkę przekazujemy na konto e-Doręczenia.
- Kancelaria Ogólna prześle decyzję do odbiorcy (niezależnie czy wysyłka korespondencji nastąpi z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego PURDE lub publicznej usługi hybrydowej PUH).
- Po wysłaniu decyzji koszulka zostanie zwrócona z konta e-Doręczenia (z Kancelarii Ogólnej) do pracownika dziekanatu.
- Informacja o doręczeniu decyzji zostanie zawarta w koszulce.
Pełne wytyczne do pism przygotowywanych do wysyłki przez e-Doręczenia
https://www.gov.pl/attachment/6cde4325-718a-4b30-8416-a56699f9c2ba